Das KI STUDIO ist für Organisationen konzipiert, die erste KI-Lösungen explorieren möchten. Es beinhaltet ein Workshopkonzept und eine Strategie. Der menschenzentrierte Ansatz bindet die Mitarbeitenden frühzeitig in den Implementierungsprozess ein, um das vorhandene Erfahrungswissen zu nutzen. Dieses kann daraufhin in der Entwicklung von KI-Anwendungen am Arbeitsplatz berücksichtigt werden.
Schon lange ist die Künstliche Intelligenz (KI) kein abstraktes Zukunftsthema mehr. KI basierte Algorithmen kommen bereits in vielen Bereichen zum Einsatz und tragen dazu bei, den Alltag nachhaltig zu verändern. Auch an der Arbeitswelt wird der Einsatz der disruptiven Technologie und dem damit einhergehenden Wandel nicht vorbeigehen. Um zeitgemäß und marktfähig zu bleiben, nutzen bisher vor allem große Unternehmen die Chance der digitalen Transformation, indem beispielsweise interne Abläufe und Prozesse angepasst und zielgerichtet gestaltet werden. Doch die Einbindung von KI-Anwendungen stellt gerade kleine und mittlere Unternehmen vor eine besonders große Herausforderung, da diese nicht über die notwendigen Ressourcen verfügen oder keine spezialisierten Mitarbeitenden haben, um die KI-Potenziale zu erkennen und zu nutzen.
Eine erfolgreiche und nachhaltige Implementierung von KI-Anwendungen im Arbeitsumfeld kann nur unter Einbindung aller relevanten Stakeholder gewährleistet werden. Denn die Transformation ist umfassend und betrifft den Arbeitsalltag, die zugehörigen Prozesse und die Mitarbeitenden.
Werden KI-Anwendung zur Erleichterung des Arbeitsalltags eingesetzt, ist es besonders wichtig, dass die Mitarbeitenden frühzeitig einbezogen werden, da diese später die potenziellen Nutzer:innen der Anwendungen sind. Dadurch können das Erfahrungswissen und die bestehenden Probleme in den Entwicklungsprozess einfließen und dazu beitragen, dass resultierende KI-Lösungen anwendungsspezifisch entwickelt werden. Außerdem kann dieser menschenzentrierte Ansatz den Diskurs zur KI-Thematik innerhalb der Organisation fördern und dazu beitragen, möglichen Befürchtungen entgegenzuwirken und die Technologie-Akzeptanz zu steigern.
Die Arbeit zeigt eine problemorientierte Herangehensweise auf, welche die Mitarbeitenden in den Fokus rückt und gleichzeitig für die Organisationen einen Mehrwert bietet. Die Hauptzielgruppe sind somit die Mitarbeitenden und, falls vorhanden die Interessensvertreter:innen von Organisationen, die KI-Lösungen explorieren möchten.
Unter der Bezeichnung KI STUDIO ist ein Workshop-Konzept und eine Strategie entstanden, die das Vorhaben in den gesamten Implementierungsprozess einbettet. Im Rahmen des Workshops werden die individuellen Nutzenpotenziale der Mitarbeitenden sichtbar gemacht, indem sie frühzeitig bei der Anwendungsfall-Identifikation mit einbezogen werden und Probleme im Arbeitsalltag identifiziert werden.
Die Mitarbeitenden erarbeiten mithilfe von nutzer:innenzentrierten Methoden aus dem Design, Möglichkeitsräume, die zur Erleichterung ihres Arbeitsalltags beitragen können.
Die gewonnenen Erkenntnisse und Annahmen dienen Führungskräften als Basis für den weiteren Austausch mit KI-Expert:innen und bereiten den Weg für eine nachhaltige KI-Implementierung.
Der Workshop ist in vier aufeinander abgestimmte Bausteine unterteilt, die jeweils ein anderes Ziel verfolgen. Die eingesetzten Methoden sind sowohl bewährte Design Methoden, als auch Methoden, die im Rahmen der Arbeit entwickelt wurden. Sie sollen die Teilnehmenden dazu befähigen, mögliche Zukünfte im Arbeitsalltag zu gestalten und zu bewerten.
Die Arbeit ist im Rahmen des Forschungsprojekt KI ULTRA entstanden. Das Projekt wird vom Fraunhofer IAO und der Universität Stuttgart umgesetzt und vom BMAS gefördert. Es wird untersucht, wie Unternehmen KI-Anwendungen erfolgreich einführen und die damit zusammenhängenden Transformationsprozesse gestalten können.
Bereits zu Beginn wurde durch einen Workshop mit Betriebsräten ein Einblick in die bestehenden Herausforderungen bzgl. der KI-Thematik erlangt. Die Erkenntnisse aus der Literaturrecherche sowie Expert:inneninterviews wurden in einer ersten Konzeption zusammengeführt und im weiteren Projektverlauf in einer iterativen Feedbackschleife validiert und finalisiert.
Die KI-Technologie wird die Interaktion von Mensch und Maschine verändern. Das Konzept soll aufzeigen, dass Design eine vermittelnde Rolle einnehmen und an der Gestaltung der Schnittstelle teilhaben kann. Indem der Mensch in den Mittelpunkt gestellt wird, soll diese Arbeit einen Teil zu einem wünschenswerten Umgang mit KI in unserer Gesellschaft beitragen.
KI STUDIO
a human-centered concept for the implementation of artificial intelligence in organizations
Artificial intelligence (AI) has been no longer an abstract topic of the future. AI-based algorithms are already being used in many areas and are helping to make lasting changes in daily life. The use of disruptive technology and the accompanying change will not bypass the world of work either. In order to remain up-to-date and marketable, large companies in particular have so far taken advantage of the opportunity of digital transformation, for example by adapting internal workflows and processes and designing them in a targeted manner. However, the integration of AI applications poses a particularly great challenge for small and medium-sized companies, as they do not have the necessary resources or specialized employees to recognize and exploit the potential of AI applications.
Successful and sustainable implementation of AI applications in the work environment can only be ensured with the integration of all relevant stakeholders. This is because the transformation is comprehensive and affects everyday working life, the associated processes and the employees. If AI applications are used to facilitate everyday working life, it is particularly important that employees are involved at an early stage, as they will later be the potential users of the applications. In this way, experiential knowledge and existing problems can be included in the development process and help ensure that resulting AI solutions are developed in an application-specific manner. In addition, this human-centered approach can promote discourse on the AI topic within the organization and help to counteract possible fears and increase technology acceptance.
The work shows a problem oriented approach that focuses on the employees and at the same time offers added value for the organizations. The main target group is therefore the employees and, if available, the stakeholders of organizations that want to explore AI solutions.
Under the name KI STUDIO, a workshop concept and strategy has been developed that embeds the project in the overall implementation process.
During the workshop, the individual benefit potentials of the employees are made visible by involving them at an early stage in the identification of the use case and by identifying problems in their everyday work.
With the help of user-centered methods from design, the employees develop Möglichkeitsräume that can contribute to facilitating their everyday work.
The insights and assumptions gained serve executives as a basis for further exchange with AI experts and pave the way for sustainable AI implementation.
The workshop is divided into four coordinated modules, each with a different objective. The methods used are both proven design methods and methods developed as part of the work. They are designed to enable participants to design and evaluate possible futures in their everyday work.
The work is part of the research project KI ULTRA. The project is implemented by Fraunhofer IAO and the University of Stuttgart and funded by the BMAS. It is investigated how
companies can successfully introduce AI applications and shape the associated transformation processes.
At the beginning of the project, a workshop with works councils was held to gain an insight into the existing challenges with regard to AI. The findings from the literature research and expert interviews were combined in an initial concept and validated and finalized in an iterative feedback loop in the further course of the project.
AI technology will change the interaction between humans and machines.
The concept is to show that design can take a mediating role and contribute to the design of the interface. By putting the human being in the center, this work shall contribute a part to a desirable handling of AI in our society.
